HiPath OpenOffice ME

Stroomlijn uw communicatie en verbeter de efficiency van uw organisatie.
Informatietechnologie heeft de manier waarop ondernemingen informatie en ideeën uitwisselen revolutionair veranderd. Het probleem is wel dat al die e-mails, voicemails en telefoontjes een negatieve invloed hebben op de uiteindelijke productiviteit. Ondanks dat u de hele dag telefoontikkertje speelt, mist u toch net die belangrijke telefoontjes. Nu is er echter een manier om communicatie die essentieel is voor uw bedrijf te stroomlijnen en het toekomstige succes van uw bedrijf te garanderen. Met HiPath OpenOffice van Siemens Enterprise Communications.
 
Communicatie is essentieel. Wij maken het eenvoudig.

HiPath OpenOffice bundelt alle communicatie en realiseert zo een communicatiesysteem dat naadloos kan worden geïntegreerd in de programma’s en toepassingen die uw werknemers dagelijks gebruiken. . U kunt nu uw telefoontjes, voicemailboxen, conferencing, fax en messaging combineren in één enkele oplossing die het werk voor u verzet. Hierdoor kunnen uw werknemers dat ook doen.

Hieronder vindt u enkele van de vele voordelen van werken met HiPath OpenOffice:

• Integratie van communicatie in de bedrijfsprocessen
• Opmerkelijke verbetering van de workflow
• Verbeterde productiviteit en winstgevendheid
• Minder stress en frustraties binnen de organisatie
• Probleemloos informatie delen vanaf elke locatie
• Energieverspilling worden uitgesloten
• Reductie van bedrijfskosten
• Collega’s en medewerkers zijn altijd direct bereikbaar

De eenvoudige en gemakkelijke communicatieoplossing voor groeiende ondernemingen.

HiPath OpenOffice maakt gebruik van Native IP en is een Unified Communications oplossing op basis van de allernieuwste internetspraaktechnologie. Deze oplossing is speciaal ontwikkeld en geprijsd voor kleine en middelgrote ondernemingen, en kan probleemloos worden geïntegreerd in uw bestaande IT-omgeving, dankzij echt open standaarden. U hoeft uw bestaande systeem niet te verwijderen of te vervangen. HiPath OpenOffice is gemakkelijk te installeren, te gebruiken, te beheren en te onderhouden. Bovendien kan het probleemloos worden uitgebreid van 20 naar wel 150 gebruikers. U krijgt dus niet alleen meer slagvaardigheid, u kunt ook moeiteloos inspringen op de groei die voortkomt uit de gestegen productiviteit en winstgevendheid.

HiPath OpenOffice. Laat uw bedrijf kennis maken met een nieuwe manier van werken.

Zakelijke belangen

Waarom heb ik deze oplossing nodig?

Ironisch genoeg kunnen de communicatiemiddelen die werden ontwikkeld om de vrijheid en mobiliteit van uw werknemers te bevorderen uw onderneming ook belemmeren. Des te meer tijd uw werknemers besteden aan het achterhalen van gemiste telefoontjes, wachten op antwoord en telefoontikkertje spelen, des te minder tijd besteden ze het verbeteren van het bedrijfsresultaat. Bij Siemens vinden we dat communicatiemiddelen u werk uit handen moeten nemen zodat u zich kunt concentreren op de kernactiviteiten.

Wordt er werkelijk zoveel tijd verspild?

Kort gezegd: ja. Kleine tot middelgrote ondernemingen (SME, small to medium-sized enterprises) gebruiken gemiddeld 6,4 soorten communicatiemiddelen en 4,8 soorten communicatietoepassingen, waaronder e-mail, mobiele telefoons, vaste telefoons en PDA’s*. Dit leidt tot onoverzichtelijke situaties, zeker wanneer uw werknemers zich op verschillende plekken binnen het gebouw bevinden, onderweg zijn of zich zelfs aan de andere kant van de wereld bevinden. Dit kan resulteren in inefficiënte communicatie met onvoorspelbare kosten die gemakkelijk uit de hand kunnen lopen:

• 52% van de werknemers gebruiken dagelijks verschillende manieren om iemand te bereiken
• 36% van de pogingen iemand te bereiken mislukt
• 22% van de deadlines worden gemist en dus ook waardevolle winstmogelijkheden

Als u inefficiënte communicatie uit kunt bannen, heeft u een enorm concurrentievoordeel en kunt u zich concentreren op zakelijke belangen die er echt toe doen.

* Unified Communications Application: Uses and Benefits, januari 2006, Sage Research

Maakt HiPath OpenOffice het verschil?

HiPath OpenOffice sluit naadloos aan bij uw bestaande IT-infrastructuur en de toepassingen die uw werknemers dagelijks gebruiken en zorgt zo voor intelligente en intuïtieve communicatie. Dit heeft de volgende resultaten:

• Efficiënter werkende, gemotiveerde en productievere werknemers;
• Meer mobiliteit voor arbeidskrachten;
• Verbeterde workflow waardoor winstmogelijkheden sneller worden benut;
• Verbeterde klantenservice en responstijden;
• Geen backlogs en bottlenecks meer;
• Geen gemiste telefoontjes of faxen meer of geen telefoontikkertje meer.

Dit alles zorgt voor minder stress op de werkvloer. Uw werknemers zijn gemotiveerder en kunnen meer projectdeadlines halen, wat u een enorm voordeel oplevert ten opzichte van uw concurrentie.

De oplossing

Hoe werkt het in de praktijk?

Bij Siemens begrijpen we hoe frustrerend het kan zijn als zaken misgaan omdat iemand in vergadering is, zich niet op kantoor bevindt of niet in staat is de telefoon aan te nemen. HiPath OpenOffice maakt deel uit van onze bekroonde portfolio met Open Communications oplossingen. Dankzij naadloze integratie horen frustrerende fysieke en technologische obstakels voorgoed tot verleden.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van een typische werkdag met HiPath OpenOffice:

• 9:05 's ochtends: U wilt direct met iemand spreken maar die persoon is al telefonisch in gesprek. Met HiPath OpenOffice kunt u dan de aanwezigheidsstatus controleren en die persoon een instant message sturen. 
   
• 10:30 's ochtends: Een vergadering die u bijwoonde op een andere locatie is uitgelopen en u bent later op kantoor dan gepland. U kunt zelf uw aanwezigheidsstatus bijwerken via uw mobiele telefoon en bent niet afhankelijk van collega’s voor het doorgeven van de boodschap. Uw voicemailbegroeting wordt automatisch aangepast op basis van uw aanwezigheidsstatus.
  
• 12:22 's middags: U belt met een belangrijke klant die DIRECT een conferentiegesprek wil. Met HiPath OpenOffice kunt u meteen zien wie beschikbaar zijn. U kunt beschikbare teamleden rechtstreeks toevoegen via de interface van uw toepassing om ze meteen te bellen. Als iemand in gesprek is, kunt u die persoon een instant message sturen met het verzoek deel te nemen zodra het kan.
  
• 13:20 's middags: Tijdens de lunch leest u een document door op uw laptop en u wilt een contactpersoon bellen die in het document wordt vermeld. Met HiPath OpenOffice kunt u deze persoon rechtstreeks bellen door op het telefoonnummer in het document te klikken. 
  
• 14:59 's middags: U voert een zeer belangrijk telefoongesprek en moet tijdens dit gesprek tegelijkertijd luisteren, praten en notuleren. Met HiPath OpenOffice kunt u dit gesprek eenvoudig opnemen en later nogmaals rustig beluisteren. Eenvoudig. 
  
• 17:23 's middags: U heeft de hele dag vergaderd, u heeft tussen de bedrijven telefoontjes beantwoord, maar u bent vergeten wie allemaal hebben gebeld en wie u al heeft teruggebeld. Met HiPath OpenOffice kunt u bepaalde berichten prioriteit geven en bekijken in uw gespreksgeschiedenis. U hoeft niet meer elk bericht te beluisteren. 
  
• 18:15 's avonds: U wisselt tussen e-mail, voicemail en faxen. U kunt al deze systemen naadloos integreren in één enkele toepassing met een plug-in van Microsoft OutlookTM.

Concluderend…
HiPath OpenOffice van Siemens bant inefficiënte en ontoereikende communicatie helemaal uit. U kunt uw productiviteit drastisch verbeteren door bottlenecks weg te werken, minder tijd te verspillen en besluitvorming te versnellen. Daardoor kunt u tevredenheid onder klanten en werknemers vergroten en meer winstkansen creëren; tegen lagere bedrijfskosten. Fantastisch!

Functies

Een grote hoeveelheid functies speciaal voor uw onderneming.

HiPath OpenOffice beschikt over functies die communicatie eenvoudig en kosteneffectief maakt en is speciaal ontworpen om te voorzien in de behoeften van kleine en middelgrote ondernemingen.

Aanwezigheid
Hiermee kunt u de aanwezigheidsstatus laten instellen zodat u kunt zien of iemand bijvoorbeeld in een vergadering zit of een telefoongesprek voert, wanneer iemand weer beschikbaar is en hoe u die persoon het beste kunt bereiken. Als u niet op kantoor bent, kunt u uw eigen beschikbaarheid zelfs aangeven via uw telefoon.

Conferentiebeheer
Met HiPath OpenOffice kunt u gemakkelijk conferentiegesprekken organiseren via de functie voor conferentiebeheer. U kunt conferentiegesprekken plannen en een inbel- of ad-hocgesprek maken wanneer u maar wilt. U hoeft alleen maar deelnemers te selecteren in uw telefoonlijst. En onthoud, er worden geen extra kosten berekend voor conferentiegesprekken. Alles wordt geregeld via HiPath OpenOffice, waardoor de kosten worden gereduceerd en de productiviteit wordt verbeterd omdat iedereen snel samen kan komen om te beslissen over de toekomstige koers van het bedrijf.

Plug-in voor Microsoft Outlook™
Omdat HiPath OpenOffice naadloos integreert in Microsoft OutlookTM, heeft u toegang tot alle communicatiekanalen via een enkel scherm. U kunt alle e-mail, voicemail, faxen en instant messages beheren en beantwoorden zoals u gewend bent vanuit Outlook. Ook worden de aanwezigheidsstatus en voicemailbegroetingen dynamisch gewijzigd op basis van events in de agenda van Outlook™. Bellers krijgen zo altijd de meest actuele informatie over de beschikbaarheid van werknemers. U hoeft niet te wisselen tussen systemen of schermen, u hoeft dan ook niet verbaasd te zijn als u ziet hoe de productiviteit stijgt. En dat er zo'n ontspannen sfeer heerst op kantoor.

De vele mogelijkheden van dit systeem maken werken aangenaam
HiPath OpenOffice is een compleet oplossingspakket met een scala aan geweldige functies. Bedenkt u zich eens hoe handig dit kan zijn voor uw bedrijf:

• Al uw contactpersonen staan in ÉÉN overzichtelijke telefoonlijst. U hoeft nooit meer telefoonnummers te zoeken op verschillende plaatsen.
• U kunt belangrijke contactpersonen aanpassen en beheren via handige lijsten met favorieten.
• Alle berichten die binnenkomen via mobiele of vaste telefoons worden opgevangen in ÉÉN voicemailbox.
• U kunt even eenvoudig faxen ontvangen en beantwoorden als e-mails via de handige box voor faxberichten.
• U weet altijd wie u hebt gebeld en wie heeft gebeld dankzij uw persoonlijke telefoonlogboek.
• Alle inkomende gesprekken kunnen worden doorgestuurd naar ÉÉN nummer via intelligent telefoonbeheer.
• U ontvangt onmiddellijk een melding als er een belangrijk bericht of belangrijke fax binnenkomt terwijl u van uw werkplek bent.
• Bellers hebben de mogelijkheid om u of iemand anders te bereiken via de persoonlijke autoattendant
  Bellers kunnen direct worden doorverbonden met beschikbare werknemers. Via de Attendant Console kunt u meteen zien wie er beschikbaar zijn binnen de organisatie.
• U kunt personen rechtstreeks bellen vanuit elke willekeurige toepassing op de computer.
• U begrijpt opdrachten of vragen van klanten nooit meer verkeerd dankzij de opnamefunctie voor gesprekken. U kunt ze later op een rustig moment terugluisteren.
• Contactpersonen die al in gesprek zijn kunt u een instant message sturen om hen te laten weten dat er aandacht vereist is voor andere problemen.
• Profiteer van vaste tarieven en gesprekspakketten met verschillende mogelijkheden voor mobiliteit.